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第446号

2014年04月25日発行

法報タイムズ 第446号

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 ■2014.4.25/vol.446              発行総数:4,726 部

 

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アクタスマネジメントサービス株式会社/アクタス労務研究所

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 住所や生年月日など、社員の人事情報の管理は人事部の仕事の一つです。
 入社時に提出された「住民票の写し」からは、住所や生年月日のほかに
 戸籍(本籍)も知り得ますが、会社はどこまで管理すべきでしょうか。
 今号では、社員情報のうち戸籍情報の収集・管理について解説します。

                            (原田 翔介)

 

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【目 次】

 

 ◆今月の人事労務相談室◆

  会社は社員の人事情報のうち本籍地を記録・管理する必要があるか?

 

 ◆今月のお仕事一覧◆

  5月のお仕事カレンダー

 

 ◆Romu.jpのコンテンツ更新ご案内◆

  【人事労務Q&A】ページの情報を更新しました。

 

 ◆セミナーのご案内◆

  提携セミナー

  「はじめて学ぶ経理実務入門(全6回)」
   2014年5月7日(水)【東京】

 

  「やさしく楽しく学べる「経理実務」」
   2014年5月23日(金)【高知】

 

  「海外派遣社員、出張者をめぐる日本における税務」
   2014年5月28日(水)【東京】

 

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 ◆今月の人事労務相談室◆
  会社は社員の人事情報のうち本籍地を記録・管理する必要があるか?
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【相談内容】

 

 新入社員に入社時の必要書類として「住民票の写し」を求めたところ、
 本籍地の記載を省略して提出してきた者がいます。
 そもそも、会社が社員の人事情報を記録・管理するにあたっては、
 どこまでの情報を収集すればよいのでしょうか。
 また、会社が社員の本籍地を確認することは、何か問題があるのでしょうか。

 

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【社労士のアドバイス】

 

 会社は、「労働者名簿」に必要な人事情報を管理する必要がありますが、
 本籍地までを把握しておく必要はありません。

 

 労働基準法は、以下の事項を労働者名簿に記載して、3年間保存することを
 会社に義務付けていますが、この中に本籍地の記録までは求めていません。

 

 ・氏名
 ・生年月日
 ・履歴
 ・性別
 ・住所
 ・従事する業務の種類
 ・雇入の年月日
 ・退職年月日及びその事由(解雇の場合はその理由)
 ・死亡の年月日及びその原因

 

 また、行政通達では、プライバシーの観点から画一的に戸籍情報を
 取得することは控え、可能な限り「住民票記載事項の証明書」で
 代用すべきとされています(昭和50年2月17日基発83号等)。

 

 例えば、入社後に冠婚葬祭等に際して慶弔金が支給されるような場合など
 戸籍情報が必要なときは、使用目的を十分に説明の上で開示を求め、
 確認後速やかに返却するといった対応が必要です。

 

 なお、個人情報保護法では、会社が社員の戸籍情報を入手することを
 禁止していませんので、上記の例のように正当な理由があれば、
 戸籍の確認を求める行為が違法になる訳ではありません。

 

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 ◆今月のお仕事一覧◆
  5月のお仕事カレンダー(提出先・納付先)
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 ■スケジュール■

 

【5月12日】

 

 ・4月入社の雇用保険資格取得届の提出
 (公共職業安定所)

 

 ・4月分源泉所得税・住民税の納付
 (郵便局または銀行)

 

【5月15日】

 

 ・障害者雇用納付金の申告期限
 (独立行政法人高齢・障害者雇用支援機構)

 

【6月2日】

 

 ・4月分社会保険料の納付
 (郵便局または銀行)

 

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 ◆Romu.jpのコンテンツ更新ご案内◆
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 【人事労務Q&A】ページにおいて、以下の情報を更新しました。

 

 「妊娠中の社員から時差出勤の申し出があった際どのように
  対応すべきでしょうか?」

 

 回答は、アクタス人事労務WEBサイト「Romu.jp」にて↓
 http://www.romu.jp/cms_qanda/2014/04/qa-20140418.html

 

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 ◆セミナーのご案内◆
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 提携セミナー

  明治大学 主催
  「はじめて学ぶ経理実務入門(全6回)」
   2014年5月7日(水)19:00~20:30【東京】
   詳しい内容、お申込みはこちらから↓
   http://www.actus.co.jp/seminar/detail/300.html

 

  四国生産性本部 主催
  「やさしく楽しく学べる「経理実務」」
   2014年5月23日(金)10:00~16:30【高知】
   詳しい内容、お申込みはこちらから↓
   http://www.actus.co.jp/seminar/detail/301.html

 

  マネジメント・トレーニング・センター 主催
  「海外派遣社員、出張者をめぐる日本における税務」
   2014年5月28日(水)13:30~16:30【東京】
   詳しい内容、お申込みはこちらから↓
   http://www.actus.co.jp/seminar/detail/302.html

 

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 ◆皆様のご意見をお寄せください◆
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 ます。

 

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【発行元】

 

 アクタスマネジメントサービス株式会社/アクタス労務研究所

 

【運営WEBサイト】

 

 アクタスWEBサイト     http://www.actus.co.jp/
 アクタス人事労務WEBサイト http://www.romu.jp/

 

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